Googleスプレッドシート

スプレッドシートの基本機能14選!初心者が始めに覚えるべき使い方!

吹き出しの内容
会社に入ったら急にスプレッドシートで色々管理するとか言ってたし・・・。
今まで全く使ったこと無いけど大丈夫か不安・・・。
スプレッドシートってなんやねん・・・。

僕もつい最近超初心者の「超」がとれたばかりだから、気持ち、よく分かります!笑

実際に僕も会社に入って(2ヶ月前)ほぼ初めてスプレッドシートを使いました。
最初はナンノコッチャって部分もあったのですが、使っていくうちにめっちゃ便利なことに気づきました!

こちらの記事ではスプレッドシートナニソレオイシイノ状態の超超超初心者に向けてスプレッドシートの基本的な使い方や機能について教えちゃいます!
この記事に書いていることができれば最低限スプレッドシートを使うにあたって困らない&恥をかかないで済みます!

また、作業を早くするためのショートカットも別の記事で紹介していますので、そちらも合わせて読んでいただくと、スプレッドシートを早く便利に使うことができるので、おすすめです!
スプレッドシートのショートカット13選!まずはこれから覚えよう!

スプレッドシートの基本の「き」!知らないと恥ずかしいかも!?

まずは、スプレッドシートでできる基本の機能についてお話していきます!

ここで紹介している機能に関しては、知っておかないと恥をかく可能性があるレベルなので、必ずご確認ください!

文字に色をつける

スプレッドシートではセルに入力した文字の色を変更することができます。

例)日曜日だけ赤にする

文字に色を付ける方法

①文字に色を付けたいセルを選択
②メニューバーの【テキストの色】をクリック
③色を選択

セルに色をつける

スプレッドシートではセルに色を付けることもできます!

例)天気にそれぞれ色を付ける

セルに色を付ける方法

①色付けしたいセルを選択
②メニューバーの【塗りつぶしの色】をクリック
③色を選択

太字にする

スプレッドシートでは強調したいところを太字にすることができます!

例)土日祝日を太字にする

太字にする方法

セルを選択して、メニューバーの【B(太字)】をクリックしても太字になるのですが、どう考えても太字はショートカットキーを使ったほうが早いので、そちらを紹介します!

【Control+B】(Macは【⌘+B】)で太字になります。

列、行を増やす

スプレッドシートを作成すると、最初は列は【Z列】まで、行は【1000行】で作成されます。
この列や行を増やすことも可能です。

列、行を増やす方法

列、行を増やす方法は大体一緒です。

一番基本的な方法は「列(行)を選択」→右クリック→「1列を左or右(上or下)に挿入」で列(行)を挿入することができます。

例)左に列を挿入

まとめて行を増やしたい場合

一番下までスクロールすると、上記画像のようにで「一番下に「○○○○」行追加」とあるので、好きな行数を選択して追加をクリックすればまとめて行を追加することができます。

まとめて列を増やしたい場合

列の場合は行と同じようにまとめて増やすことができません

まとめて列を増やしたい場合は少しでも楽にできる方法を下記ページにまとめているので、そちらをご覧ください。

Googleスプレッドシートの列を増やす方法!Zまでしかないんやけど・・・

列や行の幅を調整する

列、行の幅を調整する方法を3つ紹介します。

  • ドラッグアンドドロップで調整する
  • ピクセル単位で調整する
  • データに合わせて調整する

見やすい表を作るためにそれぞれを使い分けると良いでしょう。

ドラッグアンドドロップで調整

列(行)の端にマウスカーソルを持っていくと矢印が表示されます。
矢印が表示された状態でドラッグアンドドロップをすることで列や行の幅を調整することができます。
スプレッドシートの列と行の幅をドラッグアンドドロップで調整

ピクセル単位で調整する

セルの列や行をピクセル単位で調整することもできます。

列(行)を選択→右クリック→単一列(行)のサイズを変更
→列(行)の幅を入力→OKをクリック

データに合わせて調整する

セルに入力されているデータに合わせて、セルの幅を調整することもできます。

列(行)を選択→右クリック→単一列(行)のサイズを変更
→データに合わせるを選択→OKをクリック

新しいシートの作成

スプレッドシートでは、同じスプレッドシートの中に複数のシートを作ることが可能です。

シートを複数作ることで、便利にスプレッドシートを使う事もできますので、新しくシートを作成する方法は覚えておいたほうが良いでしょう。

新規作成方法

新規でシートを作成する方法は簡単です!

左下に表示されている【+】をクリックするだけ!

クリックすると下記画像のように新しいシートが作成されます。

コピーしてシートを作成

今あるシートをそのままコピーすることも可能です。

既存のシートの上で右クリック→コピーを作成をクリック
これで「○○のコピー」という全く同じシートが作成されます。

知っておくと便利な使い方!

列と行の固定

スプレッドシートでは列や行を固定することもできます。

列(行)の固定はメニューバーの【表示】→【固定】→【1列(行)】と進んでいけばOKです。

列と行の固定を簡単にする方法や詳しい方法は下記記事で説明しておりますので、そちらをご覧ください!

スプレッドシート列・行の固定方法!簡単に固定できる裏ワザも!

列と行の非表示と再表示

列や行を非表示にしておく事もできます。

非表示にしたい列(行)を選択→右クリック→列(行)を非表示

これで列(行)を非表示にすることができます。

非表示にした列(行)を再度表示するには、列(行)のところに【◀▶】と表示されるので、それをクリックすればOK!

セルの結合

スプレッドシートでは複数のセルを結合することもできます。

結合したいセルを選択→メニューバーのセルを結合をクリック

※セルを結合の右にある下矢印で結合のタイプを選択することも可能です。

交互に色をつける

スプレッドシートでは簡単に交互に色を付けることもできます。

色を交互に付けたい範囲を選択→表示形式→交互の背景色

これで簡単に交互に背景色をつけることができます。

フィルタ機能を使う

フィルターはスプレッドシートの便利な機能の一つです。

フィルターを使うことによって、膨大なデータの中からセルに表示させたい情報のみを表示することができます。

フィルターをかける方法は簡単です。

フィルターをかける範囲を選択→メニューバーの【データ】→【フィルタを作成】

フィルタをかけて表示することで、条件に当てはまる情報だけを表示させることができます。

例)晴れの日の情報だけを表示

SUM関数を使う

スプレッドシートでは便利な関数がたくさんあります。
ただ、便利な関数がたくさんありすぎるため、一度に覚えることはできません。
使っていく中で、徐々に使えるようになっていきましょう!

ここでは誰でも簡単に使うことができるSUM関数を例に、スプレッドシートでの関数の使い方を紹介しておきます。

関数を入力したいセルを選択→メニューバーの挿入→関数→SUM→セルの範囲を選択

 

これで選択した範囲のセルの合計が入力したセルに表示されるようになります。

選択した範囲のセルの数値を変更すると、自動で関数を入力したセルの数字も変わります。

会社でよく使うスプレッドシートの基本機能

共有設定

会社でよく使うものとして、共有設定があります。

共有設定をすることで、会社の特定の人にスプレッドシートを共有できたり、編集権限を与えたりできます。

また、社外の人が見れる状態にすることもできます。

共有設定は会社では知っておかなければならない機能なので、紹介します。

 

まず、スプレッドシートの右上にある【共有】をクリックします。

特定の方と共有したい場合は、共有したい方のGmailのアドレスを入力して送信すればOK!

今回は詳細設定から進んでいきます。

アクセスできるユーザーで始めは【非公開】になっていると思いますので、変更をクリックして変更していきます。

リンクの共有範囲を選択できるので、選択します。

ちなみに僕がよく使うのは「リンクを知っている全員」です。
※会社で設定していると「会社内のリンクを知っている全員」などの表示があったりします。

特定のユーザー以外を選択すると、【アクセス:全員(ログイン不要)】の右に【閲覧者】という表示が出ますので、そこからアクセスしてきた方の権限を変更できます。

以上で共有設定の基本的な方法の説明終了です。

シートを別のスプレッドシートにそのままコピーする

スプレッドシートのシートを別のスプレッドシートにそのままコピーすることもできます。

会社のスプレッドシートを編集するときに、「自分用にスプレッドシートを作成し、そこで編集→会社のスプレッドシートにも適応」という流れで使ったりします。

 

コピーしたいシートの上で右クリック→別のワークブックにコピー→新しいスプレッドシート(既存のスプレッドシート)

新しいスプレッドシートを選択すれば、自動で新しいスプレッドシートが作成されます。

既存のスプレッドシートを選択すると、既にあるスプレッドシートのファイルが表示されますので、そこからコピーしたいスプレッドシートを選択します。

まとめ

スプレッドシート超超超初心者のための機能を一通りまとめさせていただきました!

数は多いものの、全て基本的な操作です!
ここで紹介した機能を使えれば作業の速さが段違いになったり、見やすい&使いやすいシートを作れるようになります!

そして、これらの基本を抑えておけば、会社の業務でスプレッドシートを利用するときも恥ずかしくないレベルになっていると思います!

普段から使っていれば徐々になれてきますので、少しずつ使って覚えていってくださいね!