成功のために

【時間管理マトリクス】タスクに優先順位をつけ成功への近道を知る!

あなたは日々のタスクに振り回されていないでしょうか?

もし、あなたが日々タスクに追われているとしたら、もしかしたら、タスクの優先順位を考えていないからかもしれません。

そこでおすすめなのが、こちらの記事で紹介する「時間管理マトリクス」です。

  • タスク管理が苦手
  • タスクに振り回されることがある
  • もっと時間を効率的に使えるようになりたい
  • 何か現状を変えて、成功したい

もし上記の中に一つでも当てはまることがあれば、「時間管理マトリクス」は役に立ちます。

こちらの記事では
「時間外マトリクスってなんだ?」という方が実際に時間外マトリクスを作成して、それをどうやって使っていくかまで細かく説明しています!

時間管理マトリクスとは?

時間管理マトリクスは多くの人に読まれている【7つの習慣】という本の中で紹介されているフレームワークです。

時間管理マトリクスのグラフとそれぞれの領域の例

上記画像のように、縦軸に重要度、横軸に緊急度を設定して、それぞれの領域にタスクを振り分けていきます。

時間管理マトリクスの4つの領域に関して

時間管理マトリクスの4つの領域の図

時間外マトリクスは上記画像のように、作成した後にタスクを4つの領域にわけて考えるのが重要です。

それぞれの領域に関して見ていきましょう。

第一領域

緊急で重要なタスクです。
この領域に分類されたタスクはとにかくすぐやるべきものです。

締切のあるもの、打ち合わせ、クレーム処理などがこれに当たります。

第二領域

緊急ではないが重要なタスクです。

準備や計画、勉強や読書などがこれにあたります。

こちらのタスクは直ぐには成果のでないものではありますが、未来の投資になるものです。
そして、主体的にしなければならない行動です。

第二領域のタスクはご自身の夢を叶えたり、成功するために重要なものです。
そして、第二領域のタスクをいかに増やせるかが、あなたの成功の鍵になります。

この時間管理マトリクスの中で、一番意識するべきところです。

第三領域

緊急だが重要ではないタスクです。

多くの電話や、無意味な飲み会などがこの領域にあたります。

緊急なことなので、優先してしまいがちな領域のタスクですが、実は重要ではありません。
成果には全くつながっていないのですが、ここのタスクを多くこなしていると仕事をした気になります

第四領域

緊急でも重要でもない領域です。

例えば、YouTubeやSNSを何となく見たり、中身のない会話をしたり等です。

第四領域に当てはまるタスクは真っ先に排除するべき無駄な時間になります。
ここに費やしている時間があるのであれば、第二領域の意味のあるタスクを増やしていきましょう。

時間管理マトリクスを作るメリット

何のために時間管理マトリクスを作るのか、目的を知っておかないと、モチベーションもあがりませんよね。

ですから、まずは重要度と緊急度のマトリクスを作ることで、あなたが感じることができるメリットについて知っておきましょう。

タスクの優先順位を客観的に判断できる

自分のタスクを時間管理マトリクスに落とし込むことで、全体を視覚的に見ることができます。

それにより、俯瞰して自分のタスクを客観的に考えることができるようになります。

それにより、自分のタスクの優先順位や重要度について正しく判断することができます。

やるべきことが分からないということがなくなる

細々したタスクがごちゃごちゃとありすぎると、何から手を付けていいから分からないという状態になってしまいます。

まず、タスクを整理し時間管理マトリクスにまとめることで、緊急で対応しなければならないタスクや、自分にとって本当に重要なタスクを判断できるようになります。

ですから、何をすればいいか分からないという状態にはならなくなるでしょう。

無駄なタスクに時間をとられなくなる

何も考えずタスクに取り組んでいると、知らず知らずのうちに意味のないタスクをしてしまっていることがあります。

時間管理タスクを作成することで、第四領域の意味のないタスクや、第三領域の意味がありそうで実はないタスクを判断することができます。

意味がないタスクで限りある時間を無駄にしないために、時間管理マトリクスを作成しましょう。

周りに仕事を振れるようになる

時間管理マトリクスを作成して、タスクの優先順位を意識できるようになると、周りに仕事を振れるようになります。

自分がしなくてもいいあまり重要ではない第三領域のタスクなどについては部下にまかせるなど、自分はもっと重要な第二領域のタスクに集中できる環境を作り出すことが可能になります。

頭の中身を整理することができる

頭の中で「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」と考えていると、全てを処理しきれなくなってしまいます。

時間管理マトリクスを作成するときに、一度頭の中にあるタスクを紙に書きます。

紙に自分のタスクを全て吐き出すことで、頭がスッキリした状態でタスクの優先度を判断できるようになると思います。

凡人でも成功できるようになる

優先順位なんて考えなくても成功している人もいるように思います。
やりたいことを好きなだけやって、それに付いてきてくれる人が多くいるようなカリスマ性のある方です。

そして、人としての魅力プラス発信力もあり、「頭で考えるよりも先に行動している」ような人です。
しかし、ナチュラルにそうなれている人はごく一部の天才です。

あなたがもし「自分は天才だから大丈夫」と思うのであれば、こちらの記事は役に立たないと思いますので、閉じてしまってください。

僕のような凡人は天才と同じ用にやっては成功できません。
凡人は凡人なりにトップダウンで考えて、しっかり行動に優先順位をつけ、緻密に計算することで、自分なりの成功をつかみとるしかありません。

僕も今【凡人代表】としてガムシャラに頑張っているところです!

時間管理マトリクスを作る前に

上で説明したように、時間管理マトリクスを作るメリットはたくさんあります。

自分の中のタスクの優先順位を明確に判断でき、無駄なことに時間を割かなくなります。

ただ、時間管理マトリクスを作る前にすると更に効果があることがあります。

実際に僕も30で人生をやり直そうと思ったときに次のことから始めました。

自分の夢や目標を明確にすること

明確な夢や目標がなければ、時間管理マトリクスを作るときに何が【重要】なのか分かりません。
人によって【重要】だと思うことは違います。
答えは自分の中にしかないです。

ですから、まずは自分の夢や目標を明確にしましょう!

ちなみに、会社で働いている人も同様です。
人生の夢や目標を立てることで、会社でするべきことが見える部分もありますので、ぜひあなた自身の夢や目標を明確にしてみてください!

夢や目標を明確にする方法は別の記事に書いておりますので、そちらをご覧ください。
夢リスト100の効果的な書き方!夢リストで夢を叶える方法!
【目標設定の方法とコツ】例あり!達成できる目標設定をしよう!

時間管理マトリクスの作り方

「時間管理マトリクスとはこういうものだ」という説明は色々なページで見ることができました。

しかし、それだけでは実際にどうやって時間管理マトリクスを作っていいのか分かりませんよね。

ですから、ここでは僕が実際にやっている方法をそのままご紹介します。

1.すでに取り組んでいるタスク、これからやるべきタスクを全て書き出す

時間管理マトリクスを作る前に、まずは今すでにやっているタスク、やるべきタスクを思い浮かぶ限り全て書き出します

副業や自分のビジネスに関するタスク

今既に取り組んでいるタスクに加え、今後やる予定のこと、やれば効果が出そうなことは全てあげていきます。

やるやらないは別として、とりあえず思い浮かんだこと全てです。

最初は何となく思いつくことをズラーッと並べてみて、その後、それぞれを細分化していくと結構な数のタスクが出てくると思います。

会社に関するタスク

定期的に作業が必要なこと、抱えている案件、締切のあるタスク、その他雑務。

他にも上司との飲み会や同僚とのランチ、会社のイベントなどについて、会社と関連しているタスクを思いつく限り出していきます。

ポイント

【マインドマップを使う】
ノートに書き出すのが、理想と言われているようですが、僕は時間の短縮を図るためと管理のしやすさのためにマインドマップを使っています。

マインドマップのおすすめはMacをお使いならMindNode(マインドノード)、WindowsならXmind(エックスマインド)です。

MindNodeは有料なので、もし無料で使いたい場合はXmind一択です。
マインドノードはこちら
エックスマインドはこちら

【ジャンル分けする】
特に書き方はこだわってないのですが、見やすさを重視して、ジャンル分けして書いたりもしています。

文章で書いてもあまりイメージがわかないかもしれませんので、次に画像で例をあげてます。
そちらをぜひご覧になって何となくの雰囲気をつかみ、参考にしていただければと思います。

実例

こちらは副業で取り組むやっていること、やるべきことを書き出したものです。

会社のタスクは僕はそこまで重要視してないので時間管理のマトリクスは作っていません!笑


会社で働きながら、副業で月100万円の収益をあげるためにやるべきこと、やれること。

既にやっていること、これからやるべきことをマインドマップに書き出した図
※クリックで拡大できます。

2.付箋を使ってタスクを仕分けする

次に作業項目を付箋に書き写します。
(結構時間がかかります・・・)

それを横軸を重要度、縦軸を緊急度とした図をなるべく大きな紙(A3ぐらいはあるといい)に書き、付箋をそれぞれの領域に貼っていきます。

 

書き出したほんの一部だけですが、このブログの記事のために何となくイメージが湧くようにやってみました!

手元にA4のノートしかなかったのと、付箋も大きめのしかなかったので見づらいかもしれませんが、何となくイメージできたら幸いです!

字が汚いのと、撮影に影がうつってるのは愛嬌ということで・・・。笑

時間管理マトリクスの例

※クリックで拡大できます。

重要度を決める基準

【副業や自分でビジネスな関するタスク】
副業や自分のビジネスに関することのタスクの場合、重要かどうかは自分の「夢」や「目標」を基準に決めてください。

極端に言ってしまうと、夢や目標達成に関係のないタスクは重要ではありません

「自分の夢ってなんだ?」と、夢が明確になっていないと言う方は、まずは夢リスト100を作ってみてください!

夢リスト100の効果的な書き方!夢リストで夢を叶える方法!

【会社のタスク】
会社のタスクに関してであれば、会社の目標に対して重要かどうかで考えるようにしましょう。

これで「時間管理マトリクス」は完成です!

お疲れ様でした!

時間管理マトリクスを使って成功する方法

時間管理マトリクスは作成して終わりではありません。

作成したものを使って、自分が成功するための行動に落とし込む必要があります。

それぞれの領域を意識してやるべきタスクを絞る

自分のタスクについて領域ごとに整理できたら、次は領域ごとのタスクの処理について考えていきます。

第四領域のタスク(重要でも緊急でもない)

まず第四領域に関しては、基本は「やらない」という選択です。

会社員でどうしてもすぐにはできないということもあるかもしれませんが、できるだけその領域のタスクは排除していく方向にもっていきます。

第三領域のタスク(緊急だが重要ではない)

第三領域のタスクに関しては、「人に任せる」ようにしましょう。

重要でないことは、自分以外でもできることが全てです。
できる限り人に任せるようにして、自分はもっと重要なことに時間を割くべきです。

もし、会社で自分が人から任されるような立場なのであれば、その立場を変えることができるように動きます。

第二領域のタスク(重要だが緊急ではない)

この第二領域を増やすことが時間管理マトリクスを作った後に一番力を注ぐところです。

主体的に行動できていない人は今はもしかしてこちらの領域が極端に少ないかもしれません。

第二領域のタスクはすぐには結果としてはあらわれないものです。
しかし、あなたの夢を叶えたり、目標を達成するためには一番重要な領域です。

第三領域や第四領域のタスクをなるべく減らして、できる限りこの領域のタスクを増やすようにしていきましょう。

会社でのタスクでいうと先のための勉強などがこれに当たります。
勉強はすぐには結果としてあらわれないですが、知識がついた先に大きな利益をもたらす可能性がありますよね!

第一領域のタスク(重要かつ緊急度)

第一領域のタスクは、とにかく真っ先に片付けるのが正解です。

この領域のタスクが多いのは、悪いことではないです。

重要で緊急なものはこなせばこなすだけ、利益に繋がります。

 

とはいえ、第二領域のタスクに時間を取れないのであれば少し問題ありです。

タスクの全てを第一領域で埋めるのではなく、第二領域のタスクも入れられる余裕をもつようにしましょう。

TO DOリストに落とし込む

それぞれのタスクの領域について考えたら、次にそのタスクを日々のTO DOリストに落とし込んで活用しています。

ポイントとしては、第二領域のタスクを最初にToDoリストに入れてしまうことです。
第二領域のタスクは緊急ではないめ、自分で意識して「やること」としてToDoリストに入れておかないと、いつまでたってもやることはありません。

ですから、まずは第二領域のタスクをToDoリストに書いてしまい、取り組む時間も決めてしまうのがおすすめです。

定期的に更新する

日々行動しているのであれば、その時々でタスクは変わってきます。

ですから、時間管理マトリクスも定期的に更新していく必要があります。

僕は半年〜1年に一回は時間管理マトリクスを作成し直すようにしています。
また少し狭い範囲に絞った時間管理マトリクス(ブログに関するタスクのみ等)は頻繁に作っています。

プライベートのタスクもあわせて優先順位をつける

仕事のタスクには優先順位をつける方はいるのですが、プライベートのタスクはないがしろにしてしまう人も多いです。

過去の僕もそうでした・・・

自分の幸せのためには、仕事のタスクの優先順位よりもプライベートのタスクの優先順位の方が絶対に重要です。

ぜひ仕事のタスクの重要度&緊急度を考えるのと同じか、それ以上にしっかりと重要度&緊急度を考えるようにしてください!

まとめ

まとめ

【時間管理マトリクスとは】

  • タスクを重要度と緊急度を軸に4つの領域に分けるフレームワークのこと

 

【時間管理マトリクスを作るメリット】

  • タスクの優先順位を客観的に判断できる
  • やるべきことが分からないということがなくなる
  • 無駄なタスクに時間をとられなくなる
  • 周りに仕事を振れるようになる
  • 頭の中身を整理することができるようになる。
  • 凡人でも成功できるようになる

 

【時間管理マトリクスを作る前に】

  • まずは自分の夢や目標を明確にするのが重要

 

【時間管理マトリクスの作り方】

  1. すでに取り組んでいるタスク、これからやるべきタスクを全て書き出す(おすすめはマインドマップ)
  2. 付箋を使ってタスクを仕分ける

 

【時間管理マトリクスを使って成功する方法】

  • 領域を意識してやるべきタスクを絞る
  • TO DOリストに落とし込む
  • 定期的に更新する

【仕事の時間管理、タスク管理も重要だけど】

  • 一番大切なのはプライベート

自分や大切な家族を幸せにするための時間管理タスクです。

プライベートのタスクも仕事以上に力を入れて管理するようにしてください。